NEWS

管理交流

论基础数据在项目综合管理系统报表中的应用和成效
来源:设备物资部 作者:王鹏 时间:2022年6月24日 文字大小:【      

摘要:本文阐述了项目综合管理系统基础数据在费用变更、完工(阶段)结算、分包成本控制、物资管控、完工结算报表中的应用和成效,诠释了系统基础数据如何释放基层员工劳动生产力、提高工作效率,为企业降本增效和助力高质量发展提供借鉴和参考。

关键词:管理系统 基础数据  应用  成效

1引言

针对建筑企业施工项目点多、面广、战线长、人员流动性强、项目建设周期长、利润低等生产经营难点痛点问题,工程建设行业数字技术与传统技术不断加速深化融合,项目综合管理系统应运而生、百花争鸣。目前大多数项目综合管理系统自身不带有基础数据库,所有数据都是建立在施工合同签订后再录入施工全寿命周期过程中产生的进度管理、质量管理、安全管理、设备物资管理、成本管理、财务税务管理等数据基础上形成的,再通过互联互通、共享共建、数据集中、项目集成形成企业项目群数据湖,虽然能为决策层定战略、作决策、防风险提供信息数据支持,但为项目基层员工减负甚微,基层管理工作效率仍然不高,主要是由于系统基础数据缺失,数据抓取、引用、筛选及分析功能不够完善,导致系统在基层管理工作中发挥不出作用,难以释放基层劳动生产力,真正达到高效、高质、低成本的完成项目管控工作目的。本文详细介绍了项目综合管理系统管理界面、系统基础数据起源、组成、获取方式及其重要性,论述了费用变更、进度款结算、成本控制、物资管控、完工结算报表在拥有基础数据的综合管理系统的应用和成效,为施工企业建立项目综合管理系统提供借鉴和参考。

2系统基础数据

2.1基础数据起源

什么是项目综合管理系统的基础数据?首先要溯源,要弄清楚项目综合管理系统是建立在什么基础之上?在这基础之上又有些什么?众所周知,项目管理系统是建立在工程项目之上,在这基础之上就是施工合同,施工合同之前就是招投标,投标之前就要编制投标文件,编制投标文件的依据就是招标文件,编制招标文件的依据就是相关规范、标准、定额、市场价、信息价及法律法规等等。简单的说,组成系统基础数据库的就是编制招标文件的相关依据。

2.2基础数据库组成

基础数据主要包括计价依据、法律法规及技术标准、规范、规程等。这里主要阐述计价依据构成,包含概预算定额及补充规定、信息价、市场价及地方相关补充规定或说明。法律规范技术标准包括国家标准、行业标准、地方标准、企业标准,规范包含工程勘察、规划、设计、施工等技术规范以及操作、工艺、管理规程。法律法规主要是指与建筑行业密切相关的《合同法》《建筑法》《招投标法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国安全生产法》等,下文主要阐述计价依据的应用。

2.3基础数据获取方式

基础数据的应当具有权威性、准确性、完整性、可编辑性,项目综合管理系统基础数据内容多、涉及面广等仅施工概预算定额就成千上万种,技术规程规范等也不胜枚举,可想数据之庞大,其获取方式无非有3种,第一种是由企业组织自身力量,将计价依据、技术规范规程等按部就班手动写入,缺点就是工作量大、耗时长、劳动力投入大,录入完毕后还要审核数据的准确性,会影响企业正常的生产经营且还不能完全保证数据的正确性,其优点是省钱。第二种是购买,一般情况购买比较难,因为涉及到企业的核心机密,基础数据是企业核心竞争力,除非该企业面临经营困难或者其它特殊原因,否则企业不愿意出售源代码,就算可以买到付出的代价也非常大的。第三种就是向相关企业租借源数据,承租企业一般根据月流量或者按年收费,这样才能快速有效建立起企业自身基础数据库,企业需根据自身主责主业租借自己需要的基础数据,没必要大包大揽全部租赁,从而节省成本减少开支,第三种方式也是比较通用和适用方式,其优点就是建立速度快、数据准确、服务有保障、不用自身去维护和更新。

2.4系统中核心基础数据来源

目前大多数项目综合管理系统都能囊括招投标文件、协议书、会议纪要等基本合同文件,由于建筑工程的多样性、一次性特征造成了基本合同文件唯一性、独立性,因此基本合同文件不属于系统基础数据,是后期录入的项目管理系统数据。合同文件组成最重要的是商务文件,因为关系项目盈亏,关系到企业的生存和发展,已标价的工程量清单是商务文件的重要组成部分,单价分析表是生成工程量清单的必要条件,单价分析表的核心数据来源于相关概预算定额等计价依据。同理,合同技术文件关系着项目施工可行性和合理性,关系着项目建设的成败,其核心数据来源于标准、规范、规程。

3基础数据在系统报表中的应用和成效

目前市面上大多数的项目综合管理系统数据库不够完善,没有基础数据库支持,不完全具备单价变更、费用变更、材料调差、结算编制功能,从而不能实现业主进度结算、材料调差、完工结算、审计报表自动生成功能,仍需要人工计算、分析、调整、合并报表,处于半信息化、半智能化状态,基础数据库就能解决以上问题,下面主要对计价依据类基础数据在系统报表中的应用及成效论述如下:

4.1在工程价款变更中的应用和成效

(1)费用变更。如果企业建立起了基础数据那么就跟我们招投标时编制概预算文件一样,所有的报表都是根据自身需要设置报表格式由系统自动生成,只要有数据库支持需要任何样式、任何格式报表都能生成,如:原合同工程量清单中无C30梁板混凝土单价,就涉及到单价变更,变更程序大家都知道“合同中有类似于变更工程的价格,可以参照此价格确定变更价格”,如果项目综合管理系统带有此类基础数据,就可直接在系统中编制变更单价,然后打印出来按合同约定报送监理、业主审核批准,再将已批复的单价录入系统,系统将与送审单价做对比分析,帮助操作人员核对,如果无误直接确认录入系统后台,如果不一致按照批复单价对系统单价进行修正(这里不赘述原因),最终以业主批复单价录入至系统合同变更项,系统自动归类汇总,同理,合同外新增费用也是如此操作,大幅节省了基层人员工作时间,还有利于提高完工结算效率和成果的准确性。

(2)人工费价差的调整。随着人口红利逐渐消散和人民生活水平的不断提高,建筑劳务市场价格有了大幅上涨,由于预算定额更新未能与经济发展相匹配,造成定额预算人工费与市场劳务价相差甚大,不能适应市场发展的需要,政府就相应出台人工费调整文件。人工费调整按照“量价分离”原则先确定调整价格,再确定调整数量。地方政府发布的人工费调整文件中的确定价格与定额人工费之差,即为调整价格。工程量的确认一般按照工程惯例就是投标文件中商务标中的人工数量,人工数量就是计算单价分析表中人工数量的总和,以往都要安排专业的经营人员进行统计,需要耗费大量时间和精力。如果综合管理系统带有基础数据可以直接点击统计汇总人才机,人工消耗数量统计就能一键完成,大幅提高了工作效率,节约劳动成本,也便于监理、业主审核确认。

4.2在工程进度款上报、送审及支付中的应用和成效

每月上报工程进度款时,不再用EXCEL编辑报表,累计完成工程量也不用再一次计算和核对,直接用在系统录入已完工程量,利用系统强大的计算功能和报表系统,根据自身需要自动生成进度款报表(包含上述第5.1条的合同变更及合同增加项),打印输出后按要求报送监理、业主审核。这里需要重点说明,不要用业主最终批复的报表数据去替换送审进度款报表数据,应在此报表基础上扩展一项“业主批复金额”,一般情况下施工单位想尽早收回资金,上报进度款报表会较实际完成情况偏大(一种是实际已完成但验工加价高达不到支付要求,二是审核时间较长,施工单位想把审核期间将要完成的工程量提前上报),由于站位不同,业主也不想提前支付,在审核进度款会严格执行合同条款,有的甚至会有意核减。通过两张报表的对比分析并结合实际情况,项目管理层对未完施工一目了然,为企业高层“两金”压降工作决策和部署提供真实、准确的数据支持,有效预防项目粉饰数据,及时采取有效措施防止“两金”过高。

4.3在分包成本控制中的应用和成效

基于基础数据库的建立和完善,系统才能生成完整、准确的报表系统,有利于企业成本控制,防止发生分包商“三超”行为、材料核销数据不准确、项目部隐瞒亏损和粉饰经营数据,有利于企业管理层掌握各项目真实成本和生产经营情况,为企业决策层定战略、作决策、防风险和管理层谋经营、强管理、抓落实提供指导和服务。通过系统管控分包结算,分包商结算、材料领用、调拨均由系统生成,由于系统报表设计、分包招标清单设置及基础数据录入时就考虑了业主结算报表与分包结算报表的并行统一,系统分包商结算清单与业主工程量清单的一一对应,分包结算报表生成后,系统将自动对比分析,并提供预警功能。如:分包结算工程量是否与业主结算相匹配,如果不能同步,系统将会预警提示,除非有合同外签证(一是业主尚未批复,但分包商已完工;二是分包合同外新增,业主无需支付该部分费用,需要项目部自费承担),此种情况分包结算报表会将其列入分包合同外新增费用辅注说明依据,可以看出系统预警功能,严格执行“以收定支”,防止项目部分包结算发生超结、超付行为。

4.4在物资管控中的应用和成效

具有基础数据库的系统跟招投标预算软件一样具有数据筛分、统计、分析功能并生成相应统计报表或图形,管理者一目了然。将基层人员从材料采购计划、进出库管理、材料核销、材料调差等重复、繁琐的统计、计算工作中解放出来,大幅提高了工作效率和数据的准确性。

(1)采购计划管控。由经营管理人员按照下月施工计划录入至进度报表系统,根据操作人员设置或勾选系统将自动提取主要材料用量,由此产生材料月采购计划数量和金额,年度计划采购数量和金额同理可得。计划报表与实际报表对比分析就可以看出采购计划是否准确,从而判定施工计划的准确性,由此分析项目进度偏离产生的原因及时纠偏。

(2)进出库管理。主要材料汇总报表中可扩展进库、出库、库存项,由物资管理人员根据实际进出库数据录入,系统进行自动分析和核对,从而保证项目进出库数据一致。在此报表基础上为每个分包商建立材料报表,与项目总报表相辅相成,数据相互融通,从而严格控制和掌握分包商材料使用情况,也能帮助分包商发现和解决材料非正常损耗的问题,对分包商材料领用、使用情况做到有效监管,若分包进度结算报表分析统计的领用或调拨的主要材料与实际领用的材料出入较大(可根据自身需要设置偏差幅度)系统也将预警提示,此时项目部相关人员就要及时查明原因,是本月已完工未结算造成的,还是计划超前(分包商库存是否有),还是分包商有偷盗、浪费等非正常损耗现象发生。同样的方法也可以借助系统汇总报表检验分析项目整体材料使用情况是否合理,采购计划是否准确,便于及时发现问题,及时采取措施,防止问题扩大及时止损。

(3)材料核销一键完成。在材料报表中我们可以根据企业自身管理水平设置主要材料的控制损耗率,也可以使用定额损耗率(系统自动生成),控制损耗率可在系统报表中添加,一般情况控制损耗率较定额损耗率小,材料的控制量=图纸工程量×(1+控制损耗率),通过“三量”(领用量、控制量、实际使用量)对比分析可以直观看出项目管控水平和分包商管理水平,通常情况应该是实际使用量≤控制量≤领用量,这些日常重复繁杂的统计、分析和计算工作全部由系统自动完成,生成管理者需要的报表或直观图形,为后续项目提供宝贵管理经验,选择更具有管理能力的分包商,大幅提高了工作效率。

(4)材料调差。大多数情况下,工期超过一年的施工项目合同都对主要材料调差做了约定,借助基础数据库报表可以自动生成经营需要的任何形式、任何要求数据报表,在项目综合管理系统报表自带模块中设置自身需要的报表格式,只需要我们专业人员“完形填空”便可计算和统计出调整材料的数量、种类和调整价格,大幅节省工作时间。材料调整价格的确定:在筛选出来的主要材料报表中对应填入每月信息价或合同约定的调整均价(材料基准价在清单导入时已自动生成),在风险承担范围中选择(5%、10%、……)或手动输入合同约定比例,此时材料基准价和调差范围就已确定,前面已阐述主要材料汇总表已按月统计工程量,因此材料数量也由系统自动生成,以往需要经营团队协同工作且需耗费数月时间才能完成的工作,现在只有三步就完成,且数据的准确性有保障,系统高质高效完成任务。

4.5在工程结算中的应用及成效

结算分为阶段结算和完工结算,阶段结算在系统进度结算中已经实现(上文已阐述),只需根据监理、业主报表格式需要,对报表格式稍作修改就能打印输出送审阶段结算。完工结算可在引用最后一期进度款结算报表,在此基础上输入最终结算工程量和补录尚未上报的合同新增费用(人工调差、变更、索赔),材料调差最终费用自动汇入结算报表,由此完工结算报表轻松完成,同时监理、业主、审计单位也可以借助管理系统报表进行结算审核,大幅度提高结算和审核效率,为及时办结完工结算和审计工作节约大量的人力和物力,为企业早日收回保留金和回笼资金奠定坚实基础,为企业切实降本增效。

5结束语:

企业高质量的核心数据可以使企业保持和提升竞争力,全面完整的反映企业生产经营的客观情况,能充分发挥企业职能部门服务、指导、监督职能,为企业生产经营提供“一键式”决策、指导服务,而高质量的核心数据是基础数据应用和演变的长期积累成果,项目综合管理系统要实现从上至下、从下至上、上下贯通的高速高效,关键的要为基层员工减负增效,提高工作效率,基础数据的持续开发和利用是实现基层员工减负增效的根本所在,是助力企业高质量发展的基石。

【打印】【关闭】